एक वीडियो प्रोडक्शन कंपनी शुरू करने के लिए आपको किस सॉफ्टवेयर की जरूरत है?

"रसीदों को समेटने के बजाय एक शॉट सूची लिखने में घंटों बिताने के बाद, मैंने सोचा, क्या प्रोडक्शन को वास्तव में इस तरह महसूस करना चाहिए?" — Jens Jacob

अगर आप एक वीडियो प्रोडक्शन कंपनी लॉन्च कर रहे हैं, तो आप कल्पना कर सकते हैं कि आपके सबसे बड़े खर्च कैमरे, लाइट और क्रू होंगे। लेकिन बहुत जल्दी, आप पाएंगे कि सॉफ्टवेयर बस उतना ही आवश्यक हो जाता है। मिश्रण, लापता लागत, विलंबित अनुमोदन - ये प्रशासनिक आपदाएं हैं जो प्रतीक्षा कर रही हैं जब तक कि आपके पास दिन 1 से सही स्टैक न हो।

यहाँ मुख्य सॉफ्टवेयर श्रेणियों का एक विवरण है जिसे आप चाहते हैं, वे महत्वपूर्ण क्यों हैं, वास्तविक दुनिया के ट्रेड-ऑफ, और अपने पैसे की जांच रखने के लिए सुझाव।

कोर सॉफ्टवेयर स्टैक जो आप चाहेंगे

नीचे सॉफ्टवेयर की मुख्य श्रेणियां हैं जिनको आप विचार करें। आप सभी को एक बार में खरीदने की जरूरत नहीं है, लेकिन आप प्रत्येक भूमिका पर स्पष्टता चाहते हैं।

बजटिंग / प्रोडक्शन फाइनेंस

उद्देश्य: बजट बनाएं, प्रबंधन, तुलना करें; ट्रैक "actuals vs. estimate"; यूनियन शुल्क, fringes, incentives को संभालें
क्या उपयोग करें: Saturation (क्लाउड-आधारित व्यय स्वचालित ट्रैकिंग + बजट, आधुनिकीकृत उद्योग मानक), Movie Magic Budgeting (उद्योग के भीतर सामान्य, जटिल, स्वचालन की कमी, स्टीप सीखने की वक्र), Wrapbook का खर्च ट्रैकिंग
जब यह महत्वपूर्ण है: प्रोडक्शन शुरू होने से पहले; विशेष रूप से एक बार जब आप कई शूट या बाहरी बजट संभालते हैं

प्रोडक्शन प्लानिंग और शेड्यूलिंग

उद्देश्य: स्क्रिप्ट ब्रेकडाउन, कॉल शीट, शूटिंग शेड्यूल, शॉट सूचियां, संसाधन ट्रैकिंग
क्या उपयोग करें: StudioBinder (सभी-एक-एक वीडियो प्रोडक्शन प्लानिंग) StudioBinder, Celtx (बजट + शूट प्लानिंग), Scenechronize (स्क्रिप्ट / शेड्यूल समन्वय के लिए)
जब यह महत्वपूर्ण है: पूर्व-प्रोडक्शन के दौरान और स्थानों को देखते समय

प्रोजेक्ट / कार्य प्रबंधन

उद्देश्य: कार्य, आंतरिक प्रतिक्रिया, संस्करणण, सहयोग को समन्वय करें
क्या उपयोग करें: Trello, Asana, Wrike, Monday, या वीडियो वर्कफ़्लो को संचालित करने के लिए कस्टम बिल्ट कार्य प्रबंधन
जब यह महत्वपूर्ण है: सतत - पूर्व से पोस्ट तक, विशेष रूप से जब कई लोग योगदान या समीक्षा करते हैं

एसेट और मीडिया समीक्षा / सहयोग

उद्देश्य: dailies साझा करें, फ्रेम को एनोटेट करें, संस्करणण दूरवर्ती रूप से समीक्षा करें
क्या उपयोग करें: Evercast (वास्तविक समय दूरवर्ती सहयोग), Frame.io, Wipster, Vimeo, आदि।
जब यह महत्वपूर्ण है: जब पोस्ट या VFX पार्टनर दूरवर्ती या वितरित होते हैं

व्यय / भुगतान / कार्ड प्रबंधन

उद्देश्य: कार्ड जारी करें, रसीदें स्कैन करें, अनुमोदन प्रबंधित करें, बजट के लिए व्यय बाँधें
क्या उपयोग करें: Saturation Pay (via Saturation.io), Wrapbook (प्रोडक्शन पेरोल के लिए एकीकृत खर्च ट्रैकिंग)
जब यह महत्वपूर्ण है: जैसे ही क्रू यात्रा, छोटी खरीद, या प्रति diem शुरू

लेखांकन / बुकीपिंग एकीकरण

उद्देश्य: अपने प्रोडक्शन वित्त को अपनी कंपनी लेखांकन से समन्वय करें
क्या उपयोग करें: QuickBooks, Xero, या आंतरिक लेखांकन सॉफ्टवेयर
जब यह महत्वपूर्ण है: क्लाइंट्स को बिल करने के बाद, या पेरोल / स्टूडियो ओवरहेड ट्रैकिंग के लिए

ये उपकरण एक साथ कैसे फिट होते हैं (वर्कफ़्लो)

पूर्व-बजट और पैकेज बजटिंग सॉफ्टवेयर (ex. Saturation) का उपयोग एक प्रस्ताव बजट बनाने के लिए करें (ऊपर और नीचे की लाइन, आकस्मिकता, दर कार्ड)। यदि आपका उपकरण टेम्प्लेट्स का समर्थन करता है या अन्य सॉफ्टवेयर से आयात करता है, तो वह जीत है (कई Movie Magic, Showbiz, आदि से आयात की अनुमति देते हैं)। इस चरण में, आप परिदृश्य मॉडलिंग चाहते हैं (जैसे "अगर हम एक शहर में शूट करें बनाम एक") ताकि आप क्लाइंट्स या वित्तपोषकों को विकल्प प्रस्तुत कर सकें।
पूर्व-प्रोडक्शन / प्लानिंग बजट के साथ मोटे आकार में, आपका प्लानिंग उपकरण (StudioBinder, Celtx) दृश्यों को तोड़ने में मदद करता है, कॉल शीट उत्पन्न करता है, लॉजिस्टिक ट्रैक करता है, और क्रू को संरेखित करता है। इस बीच, आपकी बजटिंग उपकरण "खुली actuals" शुरू करना चाहिए - आप श्रेणियों को सीड करते हैं लेकिन अभी अभी अंतिम नहीं।
प्रोडक्शन और actuals कैप्चर यह तब होता है जब चीजें गड़बड़ा जाती हैं: किराये, गैस, भोजन, अंतिम क्षण उपकरण अपग्रेड, ओवरटाइम। आपके व्यय / भुगतान सॉफ्टवेयर का उपयोग क्रू को रसीदें स्कैन करने, पूर्व-लोड किए गए कार्ड का उपयोग करने, और अनुमोदन मार्ग को रूट करने दें। प्रत्येक व्यय को बजट लाइन आइटम से बाँधें ताकि आप वास्तविक समय variance (actual vs. budget) देख सकें।
पोस्ट प्रोडक्शन और खर्च समेटना पोस्ट में, आप सभी लागतों को अंतिम रूप देंगे (श्रम, संपादन, VFX, deliverables)। आपकी बजटिंग उपकरण को रिपोर्ट उत्पन्न करना चाहिए (जैसे कि आप "परिवहन" में कितना overspent करते हैं) ताकि आप किताबें बंद कर सकें, हितधारकों के साथ साझा कर सकें, या अंतिम चालान या समेटना जमा कर सकें। लेखांकन एकीकरण आपकी कंपनी की किताबों में डेटा को स्थानांतरित करने में मदद करता है।
समीक्षा, सीखें, फिर से उपयोग करें लपेट के बाद, बजट निर्यात करें, actuals, सीखे गए पाठ। अपनी अगली प्रोजेक्ट की "benchmarking" के लिए इनका उपयोग करें। समय के साथ, आप अपने स्वयं के आंतरिक दर कार्ड, लागत मानदंड, और टेम्प्लेट बनाएंगे।

मूल्य को चित्रित करने के लिए वास्तविक-दुनिया परिदृश्य

परिदृश्य 1: दूरवर्ती स्थान शूट - आश्चर्य ईंधन और रात शूट

आपने स्थानीय परिवहन के लिए $1,200 का बजट बनाया था, लेकिन दिन 2 पर आप एक दूरवर्ती हिलटॉप पर जाते हैं और अतिरिक्त $500 ईंधन और सुरक्षा गियर में खर्च करना पड़ता है। रीयल-टाइम व्यय ट्रैकिंग के साथ, आप देख सकते हैं कि शूट के बीच में आप पहले से ही "परिवहन" लाइन में ऊपर हैं। आप "भोजन" से पुनरावंटन कर सकते हैं या बजट के भीतर रहने के लिए दूसरी इकाई पिकअप को काट सकते हैं। इसके बिना, आप इसे केवल पोस्ट में देखते - और शायद इसे अवशोषित करते।

परिदृश्य 2: क्रू अग्रिम और तुच्छ नकद

आपका यूनिट प्रोडक्शन मैनेजर (UPM) प्रत्येक विभाग के प्रमुख को $200 तुच्छ नकद अग्रिम देता है। बाद में एक लिफाफे में डालने के लिए रसीदों के ढेर को इकट्ठा करने की जगह, व्यय सॉफ्टवेयर का उपयोग करें: वे लाइव रसीदें स्कैन करते हैं, अनुमोदन मार्ग करते हैं, और सिस्टम स्वचालित रूप से उन्हें प्रत्येक विभाग को टैग करता है। लपेट में, "वह $400 कहाँ गया?" कोई चर्चा नहीं है।

परिदृश्य 3: क्लाइंट चेंज ऑर्डर - नया दृश्य जोड़ा

शूट के बीच, आपका क्लाइंट एक अलग स्थान में एक अतिरिक्त बी-रोल अनुक्रम के लिए पूछता है। आप इसे अपने बजटिंग सॉफ्टवेयर में एक "what-if परिदृश्य" के रूप में मॉडल करते हैं: नई परिवहन, क्रू OT, उपकरण किराया। सिस्टम तुरंत कुल लागत वृद्धि दिखाता है, इसलिए आप एक परिवर्तन-ऑर्डर उद्धरण प्रदान कर सकते हैं बजाय अनुमान लगाने के।

ध्यान रखें (जला न जाएं)

सीखने की वक्र और गोद लेना यदि आपके उपकरण बहुत जटिल हैं या क्रू परिचित नहीं हैं, तो आपको वापसी मिलेगी। सरल शुरू करें। जल्दी और अक्सर प्रशिक्षण दें।

ऑफलाइन / कनेक्टिविटी समस्याएं दूरवर्ती शूट में, इंटरनेट खराब हो सकता है। यदि आपका सॉफ्टवेयर क्लाउड-केवल है ऑफलाइन सिंक के बिना, तो आप एक्सेस खो सकते हैं। हमेशा ऑफलाइन क्षमताओं का सत्यापन करें या फॉलबैक (जैसे मोबाइल ऐप + बाद में सिंक)। ऐसे उपकरण देखें जो आपके लिए काम करते हैं - या तो डाउनलोड के माध्यम से उपयोग करके या ऑफलाइन मोड है ("Saturation ऑफलाइन मोड में इंटरनेट के बिना उपयोग करने में सक्षम है)।

मूल्य निर्धारण स्तर और छिपी हुई लागत कुछ उपकरण आपको बड़े बजट बनाने देते हैं लेकिन "खाता आइटम" या सीटों की संख्या से चार्ज करते हैं। अधिक शुल्क सावधान रहें। उदाहरण के लिए, जो उपकरण "असीमित बजट" का दावा करते हैं वे डेटाबेस पंक्तियों या एकीकरण के लिए अतिरिक्त चार्ज कर सकते हैं। (यह आधुनिक बजटिंग उपकरणों में सामान्य है।)

अनुमतियां और भूमिका जटिलता बहुत सारे उपयोगकर्ताओं को बहुत अधिक देना गलत संपादन की ओर ले जा सकता है। एक्सेस स्तरों के बारे में सोचें (जैसे दृश्य-केवल, बजट संपादक, अनुमोदनकर्ता)। कुछ उपकरण आपको लाइनों को लॉक करने या कुछ चरणों के बाद संपादन को रोकने नहीं देते हैं।

एकीकरण अंतराल आपकी बजटिंग उपकरण आपके लेखांकन या कार्ड प्रबंधन उपकरण के साथ पूरी तरह से बात नहीं कर सकते हैं। जल्दी पर कुछ मैनुअल सफाई की अपेक्षा करें।

जल्दी अधिक-इंजीनियरिंग जब आप अपनी प्रोडक्शन कंपनी के साथ शुरुआत करते हैं, तो आप "पूर्ण हॉलीवुड स्टैक" चुनने के लिए लुभाए जा सकते हैं - लेकिन यह बजट नाली और आपको धीमा कर सकता है। पर्याप्त शुरू करें।

व्यय प्रबंधन और भुगतान रणनीति

यहाँ व्यय को नियंत्रण में रखने और आपकी टीम को खुश रखने के लिए मुख्य सुझाव दिए गए हैं:

बजट से जुड़े आभासी / भौतिक प्रोडक्शन कार्ड जारी करें अपने व्यक्तिगत कार्ड का उपयोग करने और रसीद जमा करने के लिए सभी को न दें। "Saturation Pay" जैसे उपकरण के साथ (या समकक्ष), आप बजट को पूर्व-लोड कर सकते हैं, खर्च की सीमा सेट कर सकते हैं, और स्वचालित रूप से लागत लाइनों को नियुक्त कर सकते हैं।

रसीद कैप्चर और मोबाइल स्कैनिंग क्रू को रसीद जमा करने दें जब वे जाएँ। एक फोटो कागज से बेहतर है। सॉफ्टवेयर पार्स, टैग, और मार्ग कर सकते हैं। "Saturation Wallet मोबाइल ऐप" आपकी टीम को रसीदों की फोटो अपलोड करने और खर्चों को वास्तविक समय में ट्रैक करने की अनुमति देता है जब वे खर्च करते हैं। यह प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है; जैसे ही आपकी टीम खर्च करती है, आप Saturation के भीतर स्वचालित रूप से अनुमानित हो रहे हैं।

अनुमोदन वर्कफ़्लो महंगी खरीद को UPM या निर्माता द्वारा greenlit किया जाना चाहिए इसके लिए बहु-चरणीय अनुमोदन का उपयोग करें। यह आश्चर्यों को रोकने में मदद करता है।

तुच्छ नकद + फ्लोट सूक्ष्म खर्चों के लिए, एक मामूली फ्लोट रखें। लेकिन उन्हें सावधानीपूर्वक टैग करें। संभव हो तो, समय के साथ नकद से पूरी तरह बचने का प्रयास करें।

विचरण थ्रेसहोल्ड और झंडे नियम सेट करें (जैसे किसी भी लाइन से अधिक 10% विचरण एक समीक्षा को ट्रिगर करता है)। अलर्ट को स्वचालित करें।

दिन का अंत "खर्च लपेट" यहां तक कि अगर प्रज्जन अंतिम नहीं हैं, प्रत्येक शूट दिन के अंत में किसी को (AP सहायक / समन्वयक) सभी खर्चों की समीक्षा करनी चाहिए, लापता टैग पकड़ने चाहिए, और तुच्छ नकद को समेटना चाहिए।

निचली पंक्ति: प्रशासन को स्वचालित करके रचनात्मकता को सुरक्षित रखें

जब आप एक वीडियो प्रोडक्शन कंपनी शुरू करते हैं, तो सही सॉफ्टवेयर स्टैक आपके रचनात्मक लक्ष्यों से अलग नहीं होता है; यह उन्हें सुरक्षित करता है। यह सुनिश्चित करता है कि निर्णय डेटा-संचालित हैं, आश्चर्य जल्दी फ्लैग किए जाते हैं, और आपका प्रशासन आपकी ऊर्जा को नाली नहीं करता।

आपको एक बार में सभी ये उपकरण खरीदने की जरूरत नहीं है। बजटिंग + प्लानिंग + सरल व्यय कैप्चर से शुरू करें। जैसे ही आप बढ़ते हैं, सहयोग, मीडिया समीक्षा, तंग वर्कफ़्लो, और लेखांकन सिंक में स्तरीय करें। समय के साथ, वे उपकरण आपको कम समय स्प्रेडशीट से जूझ करने देते हैं - और अधिक समय कहानियां बताते हुए।

सॉफ्टवेयर जरूरत तालिका

चरण

उद्देश्य / कार्य

सर्वश्रेष्ठ-में-वर्ग सॉफ्टवेयर

नोट्स / यह अच्छा क्यों है

विकास और पूर्व-प्रोडक्शन

स्क्रीनराइटिंग

Final Draft, Celtx, WriterDuet

Final Draft स्क्रिप्ट के लिए उद्योग मानक है; Celtx सस्ती क्लाउड-आधारित प्लानिंग प्रदान करता है।

Storyboarding / पूर्व-vis

Storyboarder, FrameForge, ShotPro

आसान ड्रैग-एंड-ड्रॉप storyboarding; स्क्रिप्ट और animatics के साथ एकीकृत।

शेड्यूलिंग और बजटिंग

Saturation.io, Movie Magic, Gorilla, Yamdu

पेशेवर प्रोडक्शन के लिए विश्वस्त; कॉल शीट और रिपोर्ट के साथ एकीकृत।

स्थान स्काउटिंग और सहयोग

Set Scouter, StudioBinder

ऑनलाइन स्थान तस्वीरें, अनुमतियां, और नोट्स साझा करें और प्रबंधित करें।

पूर्व-प्रोडक्शन प्रबंधन

StudioBinder, Yamdu, Celtx

अंत-से-अंत पूर्व-प्रोडक्शन प्लेटफॉर्म: कॉल शीट, शॉट सूचियां, क्रू प्रबंधन।

प्रोडक्शन

कैमरा नियंत्रण और लॉगिंग

ShotDeck, Artemis Pro, Pomfort LiveGrade

शॉट संदर्भ, लेंस पूर्वावलोकन, और लाइव कैमरा रंग प्रबंधन।

प्रोडक्शन वित्त और भुगतान

Saturation.io, GreenSlate, Wrapbook

बजट, पेरोल, और व्यय ट्रैकिंग के लिए आधुनिक प्लेटफॉर्म।

कॉल शीट और दैनिक रिपोर्ट

StudioBinder, Scenechronize

कॉल शीट स्वचालित करता है, प्रोडक्शन रिपोर्ट, कास्ट / क्रू को सिंक रखता है।

पोस्ट-प्रोडक्शन

वीडियो संपादन

Adobe Premiere Pro, DaVinci Resolve, Final Cut Pro

लचीले वर्कफ़्लो के लिए Premiere; बड़े स्टूडियो / NLE पाइपलाइन के लिए Avid; Mac उपयोगकर्ताओं के लिए Final Cut।

रंग ग्रेडिंग

DaVinci Resolve

उद्योग-अग्रणी ग्रेडिंग, संपादन, VFX, और ऑडियो में भी सक्षम।

दृश्य प्रभाव (VFX)

Adobe After Effects, Nuke, Houdini

मोशन ग्राफिक्स / कंपोजिटिंग के लिए After Effects; उच्च-अंत VFX के लिए Nuke और Houdini।

ध्वनि संपादन और मिश्रण

Avid Pro Tools, Adobe Audition, Apple Logic

ऑडियो पोस्ट के लिए Pro Tools मानक है; सफाई / बहाली के लिए RX।

Dailies और मीडिया संपत्ति प्रबंधन

Frame.io, Kollaborate, Axle AI

समीक्षा / अनुमोदन, संस्करण ट्रैकिंग, क्लाउड-आधारित सहयोग के लिए।

वितरण

डिजिटल सिनेमा पैकेज (DCP) निर्माण

easyDCP, Wraptor, FinalDCP

थिएट्रीकल वितरण के लिए आवश्यक; पोस्ट घरों के साथ एकीकृत।

क्लाउड समीक्षा और सहयोग

Frame.io, Wipster, Vimeo Pro

क्लाइंट्स और टीम के साथ वास्तविक समय प्रतिक्रिया और सुरक्षित साझाकरण।

आर्किविंग और बैकअप

Archiware P5, LTO बैकअप उपकरण, QNAP, BackBlaze, Frame.io की आर्काइव

दीर्घकालीन, उद्योग-मानक डेटा संरक्षण।

Jens Jacob

Jens Jacob एक अनुभवी फिल्म निर्माता, Sypher Films / Sypher Studios के संस्थापक, और Saturation.io के निर्माता हैं, एक प्लेटफॉर्म जो यह बदल रहा है कि प्रोडक्शन बजट, भुगतान, और वित्तीय वर्कफ़्लो को कैसे प्रबंधित किया जाए। वह फिल्मों और वीडियो का एक विविध संग्रह बनाया है - संगीत वीडियो और ब्रांडेड सामग्री से लेकर वृत्तचित्र और थिएट्रीकल तक - उसकी उल्लेखनीय कार्यों में The Heart of Man, After Death, Please Don't Feed the Children शामिल हैं। प्रोडक्शन के अलावा, Jens रचनात्मक दृष्टि को व्यावसायिक तीक्ष्णता के साथ जोड़ता है: टीमों का नेतृत्व करता है, वित्त पोषण को सुरक्षित करता है, वितरण सौदे को नेविगेट करता है, और दोनों सुविधा और श्रृंखलाओं के लिए मूल सामग्री को विकसित करता है (Spreaker लेख, IMDPro प्रोफाइल, Wrapbook साक्षात्कार, Voyage LA साक्षात्कार)।