Como Bryan Fellows acompanhava 90 dias de despesas de produção

Quando o produtor premiado Bryan Fellows conseguiu uma produção de 90 dias abrangendo 16 cidades em toda a América do Norte, ele sabia que planilhas tradicionais não funcionariam. Então ele recorreu a Saturation e transformou o que poderia ter sido um pesadelo logístico em uma história de sucesso simplificada.

Bryan Fellows é um produtor de linha premiado e freelancer cuja carreira se estende por televisão ao vivo, comerciais, documentários, videoclipes e produção de filmes em quase 60 países. Começando em televisão ao vivo, ele produziu conteúdo promocional e campanhas para grandes marcas globais e eventos esportivos, incluindo servir como produtor de todo conteúdo promocional para a Copa do Mundo FIFA 26. Bryan trabalhou com talentos de alto perfil, incluindo Will Arnett, Jon Stewart, Jennifer Hudson, Killer Mike, Dirk Nowitzki, Javier Hernandez e Karina LeBlanc. Seu portfólio de produção inclui trabalho de documentário (The Matter of Life, Kingdoms in Time), série de televisão (Darkroom como produtor de linha, Adventist Health TV), série National Geographic Super/Natural (2022) produzida executivamente por James Cameron e narrada por Benedict Cumberbatch, e conteúdo de forma curta abrangendo videoclipes de música até material de marca.

O desafio: produções em várias cidades na velocidade comercial

"Quando se trata de produzir, especialmente na esfera comercial, que é o que faço dia a dia, temos que resolver as coisas muito rápido", explica Fellows. Sua equipe de produção enfrentou o teste final: coordenar filmagens em 16 cidades, gerenciar múltiplas equipes, rastrear despesas em tempo real e manter visibilidade do orçamento. Tudo enquanto atende aos prazos exigentes da produção comercial.

Saturation: organização baseada em viagens que realmente faz sentido

Dividindo a complexidade em camadas gerenciáveis

Bryan descobriu que a estrutura de organização flexível do Saturation era perfeitamente adequada para produções complexas e multi-locais. "O que fiz aqui é na segunda camada, dividi por cidade. Então você vê que há 13 cidades aqui", ele demonstra. Mas aqui é onde a flexibilidade do Saturation realmente brilha. O Saturation permite que produtores se organizem por viagem em vez de forçar uma estrutura rígida baseada em cidade.

"Estamos combinando por viagem em vez de por cidade", observa Fellows. "Essa equipe de produção realmente foi para ambas as cidades. E era como uma viagem encapsulada." Essa organização de despesas baseada em viagens significa que as equipes podem rastrear custos da forma como realmente trabalham, não da forma como o software tradicional as força a trabalhar.

Filtragem baseada em tags: visibilidade instantânea do orçamento

Um dos recursos mais poderosos que Fellows aproveitou foi o sistema de filtragem baseado em tags do Saturation. "Se você vê as tags diferentes, é das diferentes áreas da cidade. Você pode ver aqui, é LASF."

Com um simples clique, ele poderia filtrar para ver apenas despesas relevantes: "Posso selecionar uma tag aqui então posso ir para LASF. Apenas os itens de linha que se referem a essa tag vão aparecer. Isso é realmente útil." Ele poderia instantaneamente ver que a viagem LA/SF totalizou pouco mais de 63 mil dólares sem fórmulas, sem garimpar planilhas.

Integração de cartão de crédito em tempo real: capturando despesas conforme ocorrem

"A empresa de produção tem cartões de crédito que são sincronizados através do Plaid com Saturation", explica Fellows. Essa integração de cartão de crédito em tempo real provou ser inestimável ao gerenciar múltiplas equipes gastando simultaneamente em diferentes cidades.

"Era muito fácil para nós rapidamente, conforme avançávamos, porque todos nós estamos gastando. E às vezes, você sabe, estamos em várias cidades diferentes ao mesmo tempo", ele diz. As equipes podiam ver qual cartão foi usado para diferentes transações e "anexar um recibo muito facilmente. E é extraído diretamente dessa transação, o que é realmente, muito legal."

Essa sincronização automática elimina o ponto de dor tradicional da coleta de recibos e entrada manual. É um divisor de águas para produções comerciais em rápido movimento.

Pagamentos de fornecedores contínuos com conexões automáticas de PO

Além do rastreamento de despesas, Fellows aproveitou o sistema de pagamento integrado do Saturation para pagamentos diretos de fornecedores. "Nós realmente usamos Saturation para pagar fornecedores. Temos pagamentos ACH. E então você verá que a transação de pagamento está conectada a este PO."

Esse sistema de pagamento direto de fornecedor ACH com conexões automáticas de PO cria um trilho financeiro completo, garantindo que cada pagamento seja documentado e conectado à sua ordem de compra correspondente. "É muito contínuo", enfatiza Fellows. "Então é como um balcão único para tudo."

Gerenciando complexidade internacional: Tóquio encontra New Orleans

O verdadeiro teste de qualquer sistema de gerenciamento de produção vem ao lidar com locais vastamente diferentes simultaneamente. A produção de Fellows incluiu filmagens em Tóquio e New Orleans. Estes são locais com moedas diferentes, fornecedores e desafios logísticos.

"Se formos para Shoot Crew, por exemplo. Temos dois DPs - um está em Tóquio, um está em New Orleans. Então temos a capacidade de dividir as coisas", Fellows demonstra. A plataforma do Saturation lidam com essas complexidades contínuamente, permitindo alocação de custos clara e rastreamento entre fronteiras internacionais.

Os resultados: 90 dias, 16 cidades, tudo rastreado

"Foi realmente, realmente contínuo filmando em todos esses lugares diferentes e na van de produção, tentando atualizar", reflete Fellows. A capacidade de gerenciar atualizações em movimento. Seja em uma van de produção ou quarto de hotel, significava que sua equipe permanecia no topo das finanças durante toda a produção de 90 dias.

A abordagem abrangente da plataforma para gerenciamento de finanças de produção forneceu:

• Análise instantânea de gastos em todos os locais e entidades
• Melhor visibilidade para AP e gastos em múltiplas equipes
• Conformidade automatizada para pagamentos de contratados e documentação fiscal
• Rastreamento de orçamento em tempo real que eliminou surpresas de orçamento

Por que equipes de produção escolhem Saturation

A experiência de Bryan aqui destaca por que Saturation se tornou a plataforma preferida para equipes de produção modernas. Como ele coloca simplesmente: "Foi uma ótima ferramenta. Nós adoramos."

A plataforma aborda os desafios principais do gerenciamento de finanças de produção:

• Velocidade: acesso instantâneo a dados financeiros quando prazos comerciais exigem
• Transparência: visibilidade clara para clientes e partes interessadas
• Escalabilidade: funciona igualmente bem para filmagens de dois dias ou maratonas de 90 dias
• Integração: conecta orçamento, pagamentos e atualização em uma plataforma

O futuro do gerenciamento de finanças de produção

O sucesso de Bryan Fellows ao gerenciar uma produção de 16 cidades e 90 dias demonstra como as ferramentas certas transformam logística complexa em fluxos de trabalho simplificados.

Para equipes de produção prontas para ir além de planilhas e processos manuais, Saturation oferece a solução abrangente que produções modernas exigem. Transformando o que poderia ser caos financeiro em gerenciamento de produção colaborativo, transparente e eficiente.