Chris Rupert의 Nametag Films가 Excel을 완전히 버린 방법

당신은 오전 2시에 Excel을 파고들면서 영수증을 조정하고 있고 갑자기 깨닫는 그 순간을 알고 있나요? 당신은 영화 감독이 되려고 했는데 부족한 영수증을 추적하는 중이라는 것을요? Chris Rupert는 이해합니다.

Dallas를 기반으로 한 Nametag Films의 소유자이자 Executive Producer인 Chris는 10년 이상 이러한 현장에 있어 오면서 Texas에서 가장 존경받는 상용 제작 회사 중 하나를 구축했습니다. 그러나 Chris를 차별화하는 것은 무엇인가요? 그는 제작의 사업 측면이 자신을 거의 파괴했고 그것을 고칠 방법을 찾았다는 것을 인정하기를 겁내지 않는다는 것입니다.

"당신은 방탄 설계에 탁월한 가장 창의적인 의상실이나 미술 부서 사람에게 갑자기 가장 세심한 회계사가 되도록 요청하고 있습니다," Chris는 우리 대화 중 설명합니다. 이것은 모든 Producer가 아는 긴장입니다. 당신의 제작을 시각적으로 멋지게 만드는 바로 그 사람들에게 영수증을 테이프로 붙이고 wrap에서 Excel 스프레드시트를 작성하도록 요청하고 있습니다.

가치가 스프레드시트를 만날 때: Nametag 스토리

Chris와 그의 아내 Diesa는 Nametag Films를 2013년에 상용 제작 세계에 대한 급진적인 아이디어로 설립했습니다. 고객에서 PA까지 모두를 동일한 존경으로 대하라는 것입니다. Chris의 신앙 중심의 사업 접근 방식에서 비롯된 이들은 뭔가 다른 것을 구축했습니다. Dallas의 다른 제작 회사들이 LA와 New York에서 남은 것들을 위해 싸우고 있던 동안 Nametag는 그들의 예산을 더 크게 보이게 하는 기술을 습득했습니다.

그러나 여기 가치 중심의 제작 회사를 운영하는 것의 핵심이 있습니다. 당신의 좋은 의도는 재정적 혼란에 빠져 있다면 별로 의미가 없습니다.

"Pre-production은 모든 것 중에서 가장 과소평가된 부분입니다," Chris는 강조합니다. 당신이 set 전에 하는 재정적 결정이 일이 얼마나 성공적인지 결정합니다. 그러나 오랫동안 Chris는 Excel에서 예산을 구축하고 있었습니다. 그가 "시각적 프레젠테이션을 구축하기에 가장 최악의 것"이라고 부르는 것입니다.

Hot Budget 함정(그리고 모두가 왜 이것에 빠지는가)

많은 Producer들처럼 Chris는 처음에 Hot Budget을 사용하여 시작했습니다. AICP 기준을 충족하는 제작 회사로서 당시 이것은 상용 Producer와 Agencies에 대한 기본 도구였습니다. 그러나 여기 그 제작 회의에서 아무도 이야기하지 않는 것이 있습니다: Hot Budget은 Mac 업데이트가 될 때마다 깨지는 Excel Macro에 기반했습니다.

"Mac을 절대 업데이트할 수 없거나 Excel이 밤에 실수로 자동 업데이트되면 Hot Budget이 깨질 것입니다," Chris는 회상합니다. "항상 이전 Excel 업데이트를 강화하는 이런 hack들이 있었습니다."

협업이 없는 세상을 상상해 보세요. 실시간 업데이트가 없습니다. Wrap 후 일주일 후 영수증이 들어올 때까지 예산 초과 여부를 알 방법이 없습니다. 익숙한가요?

아무도 이야기하고 싶지 않은 현금 문제

모든 set의 코끼리인 현금에 대해 이야기해봅시다. Chris는 모든 Producer가 알고 있는 악몽 시나리오를 분석합니다.

"우리는 일반적으로 한 번에 1만 달러씩 은행에서 빼기 위해 3~4일을 보냅니다." 각 부서는 현금 봉투를 받습니다. 의상 부서는 4,000달러 예산이 있을 수 있지만 15,000달러를 지출하고 대부분을 반환할 계획입니다. 미술 부서는 마지막 순간 소품을 위한 현금이 필요합니다. Grip 트럭은 연료비가 필요합니다.

그 다음 Wrap 날입니다. 각 부서는 영수증을 테이프로 붙이고(잃지 않았다면) 자신의 Excel 스프레드시트를 만들고 모든 달러를 설명하려고 합니다. 어떤 사람들은 세심합니다. 다른 사람들? "그들은 주머니에 몇 백을 집어넣고 밤에 테이블에 쏟아내며 백이 사라집니다."

물리적 및 가상 카드 사이에서 Nametag는 불가능해 보이던 것을 달성했습니다. 영점(zero) 현금 제작입니다.

실시간 실제 숫자: Nametag가 Workflow를 어떻게 재구축했는가

Chris가 Saturation을 발견했을 때 그는 단지 첫발만 뗀 것이 아니었습니다. Platform을 사용하는 첫 번째 일부터 그들은 Saturation Pay (미국에서 이용 가능) 같은 기능으로 전적으로 들어갔습니다. Chris는 Dallas와 Houston에 걸친 여러 로케이션과 계속 변하는 크루 체제를 가진 3일간의 촬영을 분석합니다.

실제로는 이렇게 보였습니다.

• 원격 크루를 위한 가상 카드: Houston의 Crafty 사람은 팀이 도착하기 전에 지출 한도를 가진 가상 카드를 받습니다
• Department 책임자를 위한 물리적 카드: 더 이상 현금 봉투가 없고, 추적 가능하고 책임감 있는 지출만 있습니다
• 실시간 실제 비용: 2주를 기다려서 예산을 초과했는지 알 필요가 없고 Chris는 expenses가 일어나면서 봅니다
• 자동 분류: App을 통해 업로드된 영수증은 자동으로 예산 항목과 일치합니다

"가상 카드와 물리적 카드를 할당할 수 있는 능력은 정말 좋은 요소였습니다," Chris는 설명합니다. 여러 도시에 걸쳐 크루를 분산시켰을 때 즉시 지출 능력을 그들에게 보내고 제한과 분류로 즉시 보낼 수 있다면 모든 것이 바뀝니다.

"일상적으로 하던 대로"의 비용

대부분의 Producer가 인정하지 않을 것: 전통적인 시스템은 비효율적일뿐만 아니라 실제로 비용이 많이 듭니다. 잃어버린 영수증이 잃어버린 돈이 되거나, reconcile에 소요된 시간이 청구할 수 없는 오버헤드가 되거나, 지연된 지불이 Vendor 관계를 긴장시킨다고 생각해 봅시다.

Chris는 고통스럽게 친숙한 시나리오를 공유합니다. "우리는 항상 청구서가 빠지고 있었습니다. 사람들이 지불을 받지 않았습니다. 또는 우리는 사람들이 두 번 지불하게 했습니다."

Saturation Workflow은 이것을 완전히 뒤집었습니다. Vendor는 지불 링크를 받고 W-9가 첨부된 Invoice를 업로드하며 System은 자동으로 승인을 라우팅합니다. Platform의 Bill Pay (미국에서 이용 가능) 기능은 Vendor 지불을 변환하여 Budget에서 그들의 은행 계좌로 직접 ACH 및 Wire 전송을 허용합니다.

창의성의 자유가 재정적 통제를 의미할 때

Chris의 접근법의 아름다움? 창의성과 회계 사이에서 선택하는 것이 아니라 창의성이 번성할 수 있도록 회계를 보이지 않게 만드는 것입니다.

Nametag의 여러 버전을 빠르게 입찰하는 능력을 살펴보세요. "우리가 한 일을 8번 입찰하는 것은 흔하지 않았습니다," Chris는 주목합니다. 다른 로케이션, 다양한 Talent 수, 조정된 촬영 날수. Saturation의 phase 비교 기능을 가지고 전체 새로운 예산을 구축하는 데 필요한 것이 이제는 몇 번의 클릭으로 일어납니다.

그 3일간의 다중 카메라 촬영 중에 Chris는 Phase를 사용하여 두 명의 다른 Director를 동시에 입찰했습니다. 그의 Line Producer는 한 Director의 예산을 처리하면서 Chris는 다른 것을 관리했고 모두가 Project 내에서 Client에게 투명했습니다.

당신의 차례

Chris Rupert은 단지 새로운 software를 채택하지 않았습니다. 그는 제작 회사가 돈을 어떻게 처리하는지 근본적으로 다시 생각했습니다. Nametag Films는 전용 회계 부서를 가진 거대한 operation이 아닙니다. 그들은 더 큰 player들과 경쟁할 수 있는 방법을 발견한 boutique 상용 제작 회사입니다. 그들의 재정 workflow에 대해 더 지능적입니다.

질문은 spreadsheet와 Hot Budget에서 전환할 여유가 있는지가 아닙니다. 그것은 전환하지 않을 여유가 있는지입니다.

당신이 오전 2시에 영수증을 reconcile하고 있는 동안 당신의 competitor는 이미 내일의 실시간 지출 보고서를 검토하고 있습니다. Excel에서 8번째 예산 revision을 구축하는 동안 그들은 한 번의 클릭으로 phase를 비교합니다. 부족한 현금을 추적하는 동안 그들은 모든 expense가 일어나면서 봅니다.

Chris가 가장 잘 말했습니다. "나는 영화 감독이 되기 위해 이 일을 시작했는데 갑자기 회계사가 되어버렸다는 것을 깨달았습니다."

다시 영화 감독이 될 시간일지도 모릅니다.

Nametag Films가 그들의 제작 workflow를 어떻게 변환했는지 보기 준비가 되었나요?