Comment Chris Rupert de Nametag Films a abandonné Excel pour de bon

Vous savez ce moment où vous êtes plongé dans Excel, essayant de réconcilier les reçus de frais à 2 heures du matin, et vous réalisez que vous êtes devenu cinéaste pour raconter des histoires, pas pour chasser les reçus manquants? Chris Rupert comprend ça.

Le propriétaire et producteur exécutif de Nametag Films, basée à Dallas, a travaillé dans ces tranchées pendant plus d'une décennie, en construisant l'une des sociétés de production commerciale les plus respectées du Texas. Mais voici ce qui distingue Chris: il n'a pas peur d'admettre que le côté commercial de la production l'a presque brisé et il a trouvé un moyen de l'arranger.

« Vous demandez à la personne la plus créative du département des costumes ou d'art qui excelle dans la conception d'une pièce et l'achat d'accessoires de devenir soudainement le comptable le plus méticuleux », explique Chris lors de notre conversation. C'est une tension que chaque producteur connaît; les mêmes personnes qui rendent votre production visuellement spectaculaire sont souvent celles à qui vous demandez de coller les reçus et de construire des feuilles de calcul Excel à la fin.

Quand les valeurs rencontrent les feuilles de calcul; l'histoire de Nametag

Chris et sa femme Diesa ont fondé Nametag Films en 2013 avec une idée radicale pour le monde de la production commerciale: traiter tout le monde (des clients aux assistants) avec le même respect. Né de l'approche fondée sur la foi de Chris envers les affaires, ils ont construit quelque chose de différent. Alors que d'autres sociétés de production à Dallas se battaient pour des miettes de LA et New York, Nametag a maîtrisé l'art de rendre leurs budgets plus volumineux.

Mais voici la chose à propos de la gestion d'une société de production fondée sur des valeurs: vos bonnes intentions ne signifient pas grand-chose si vous êtes en train de vous noyer dans le chaos financier.

« La préproduction est la partie la plus sous-estimée de tout », insiste Chris. Les décisions financières que vous prenez avant d'être sur le plateau établissent le succès d'un projet. Pourtant, pendant des années, Chris était coincé dans la construction de budgets dans Excel. Ce qu'il appelle « la pire chose à présenter visuellement ».

Le piège du Hot Budget (et pourquoi tout le monde y tombe)

Comme beaucoup de producteurs, Chris a commencé initialement en utilisant Hot Budget. En tant que société de production qui respecte les normes AICP, c'était à l'époque l'outil standard pour les producteurs commerciaux et les agences le comprenaient. Mais voici ce que personne ne mentionne lors de ces réunions de production: Hot Budget a été construit sur des macros Excel qui se cassaient chaque fois que votre Mac se mettait à jour.

« Vous ne pouviez jamais mettre à jour votre Mac, ou si votre Excel se mettait à jour accidentellement la nuit, cela casser ait votre Hot Budget », se souvient Chris. « Il y avait toujours ces piratages pour renforcer une ancienne version d'Excel ».

Imaginez un monde sans collaboration, sans mises à jour en temps réel. Aucun moyen de savoir si vous avez dépassé le budget jusqu'une semaine après le tournage, lorsque les reçus commencent à arriver. Cela vous semble familier?

Le problème des frais dont personne ne veut parler

Parlons de l'éléphant sur chaque plateau: les petits frais. Chris détaille le scénario cauchemardesque que chaque producteur connaît:

« Nous retirerions généralement dix mille dollars à la banque trois ou quatre fois ». Chaque département reçoit son enveloppe de trésorerie. Le costume peut avoir un budget de 4000 dollars mais dépenser 15000 dollars, prévoyant de retourner la plupart. Le département artistique a besoin de trésorerie pour les accessoires de dernière minute. Le camion grip a besoin d'argent pour le carburant.

Vient ensuite la fin du tournage. Chaque département colle les reçus (s'il ne les a pas perdus), crée sa propre feuille de calcul Excel et essaie de comptabiliser chaque dollar. Certaines personnes sont méticuleuses. D'autres? « Ils mettent quelques centaines dans leur poche, les versent sur la table la nuit, cent disparus ».

Entre les cartes physiques et virtuelles, Nametag a réalisé quelque chose qui semblait impossible: les productions sans espèces.

Chiffres réels, temps réel: comment Nametag a reconstruit son workflow

Lorsque Chris a découvert Saturation, il n'a pas simplement trempé ses pieds. Dès leur premier projet utilisant la plateforme, ils se sont lancés à fond avec des fonctionnalités comme Saturation Pay (disponible aux États-Unis). Chris détaille un tournage de trois jours entre Dallas et Houston avec plusieurs emplacements et une équipe en constante évolution.

Voici ce que cela ressemblait réellement:

• Cartes virtuelles pour les équipes distantes: la personne craft à Houston reçoit une carte virtuelle avec des limites de dépenses avant que l'équipe n'arrive
• Cartes physiques pour les chefs de département: plus d'enveloppes de trésorerie, juste des dépenses traçables et responsables
• Actualisation en temps réel: au lieu d'attendre deux semaines pour savoir si vous avez dépassé le budget, Chris voit les dépenses au fur et à mesure
• Catégorisation automatique: les reçus téléchargés via l'application correspondent automatiquement aux éléments de ligne budgétaire

« La possibilité d'assigner des cartes virtuelles et des cartes physiques était vraiment un élément intéressant », explique Chris. Quand vous avez une équipe dispersée dans plusieurs villes, pouvoir leur envoyer instantanément du pouvoir d'achat, avec des limites et des catégories, cela change tout.

Le coût de « business as usual »

Voici ce que la plupart des producteurs ne veulent pas admettre: le système traditionnel n'est pas seulement inefficace. C'est en fait coûteux. Pensez aux reçus perdus qui deviennent de l'argent perdu, au temps passé à réconcilier qui devient du surcoût non facturable, ou aux paiements retardés qui mettent à mal les relations avec les fournisseurs.

Chris partage un scénario douloureusement familier: « Nous avions constamment des factures qui passaient entre les mailles. Les gens ne se faisaient pas payer. Ou nous avions des gens qui se faisaient payer deux fois ».

Le workflow Saturation a complètement retourné cela. Les fournisseurs reçoivent des liens de paiement, téléchargent leurs factures avec les formulaires W-9 joints, et le système achemine les approbations automatiquement. La fonctionnalité Bill Pay transforme les paiements aux fournisseurs, permettant les virements ACH et télégraphiques directement du budget vers leurs comptes bancaires.

Quand la liberté créative signifie le contrôle financier

La beauté de l'approche de Chris? Ce n'est pas de choisir entre la créativité et la comptabilité, c'est de rendre la comptabilité invisible pour que la créativité puisse s'épanouir.

Prenez la capacité de Nametag à proposer rapidement plusieurs versions. « Ce n'était pas rare pour nous de faire une offre pour un travail huit fois », note Chris. Différents emplacements, comptages de talents variables, jours de tournage ajustés. Avec les fonctionnalités de comparaison de phases de Saturation, ce qui prenait auparavant la construction de budgets entièrement nouveaux se fait maintenant en quelques clics.

Lors de ce tournage de trois jours avec plusieurs caméras, Chris a utilisé les phases pour enchérir deux réalisateurs différents simultanément. Sa productrice a géré le budget d'un réalisateur tandis que Chris gérait l'autre, tout dans le même projet, tout transparent pour le client.

À vous de jouer

Chris Rupert n'a pas simplement adopté un nouveau logiciel. Il a fondamentalement repensé la façon dont une société de production gère l'argent. Nametag Films n'est pas une énorme opération avec des départements comptables dédiés. C'est une société de production commerciale de haute gamme qui a trouvé un moyen de concurrencer les plus grands acteurs en étant plus intelligente dans son workflow financier.

La question n'est pas de savoir si vous pouvez vous permettre de passer des feuilles de calcul et Hot Budget. C'est si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire.

Parce que tandis que vous réconciliez les reçus à 2 heures du matin, vos concurrents examinent déjà les rapports de dépenses en temps réel de demain. Tandis que vous construisez votre huitième révision de budget dans Excel, ils comparent les phases en un seul clic. Tandis que vous chassez les petits frais manquants, ils voient chaque dépense au fur et à mesure qu'elle se produit.

Chris l'a dit au mieux: « Je suis devenu cinéaste pour être créatif, sans réaliser que je finirais par devenir un comptable ».

Peut-être qu'il est temps de redevenir cinéaste.

Prêt à voir comment Nametag Films a transformé son workflow de production?